De kick-off meeting van het DIGGING Project werd online gehouden op 10 februari 2022.

Na het welkomstwoord gaven alle partners, in dezelfde volgorde als vastgesteld in de agenda, een presentatie van hun organisaties, zodat we allemaal op de hoogte waren van de activiteiten die elke organisatie in hun eigen land uitvoert.

Daarna begonnen we met de inhoud van de applicatie. Mariano Sanz gaf een overzicht van het project, welke resultaten ervan worden verwacht en gaf aan dat we niet alle informatie van het nationale agentschap hebben over het toegewezen budget.

Er is afgesproken dat er sjablonen worden geleverd voor alle officiële documenten, zoals handtekeningbladen, om problemen met evaluatieprocessen te voorkomen. En er werd herinnerd aan de verplichting om een reisverzekering te hebben en een kopie ervan op te sturen.

Daarna begonnen we te praten over de verwachte resultaten en de manier om daarmee om te gaan in de situatie dat er minder budget is toegewezen.

Met betrekking tot de resultaten die zijn opgenomen in beheer & uitvoering is de verdeling als volgt:

• Het exploitatieplan valt onder de verantwoordelijkheid van LATVIA,
• Het technologische plan valt onder de verantwoordelijkheid van JAITEK,
• De sociale media vallen onder de verantwoordelijkheid van UPATRAS,
• Het communicatie- en verspreidingsplan onder leiding van MRK,
• Het projectimpact- en evaluatieplan voor PROWORK,
• De risicoanalyse en het kader voor kwaliteitsborging voor CARDET en
• UMA zorgt voor de algemene coördinatie en EU-rapportage.

Daarna bespreken we het verspreidingsplan. We leggen de noodzaak uit van het gebruik van het DIGGING-logo op officiële rapporten, verspreiding en publicaties, samen met het EU-logo en de disclaimer, en we analyseren de mogelijke logo's voor het project.

De coördinator legde mogelijke data uit voor de viering van de eerste persoonlijke bijeenkomst in Málaga in mei.

Over management en financiële kwesties, JAITEK zal urenstaten maken voor toewijding aan intellectuele outputs, en zal ten minste elke 4 maanden budget- en planningsoverzichten maken, zodat alle partners alle benodigde informatie hebben over hoe het project verloopt. Alle bestanden worden gedeeld via Drive.

Wat websites en sociale netwerken betreft, zal JAITEK het web creëren op de url: http://digging-project.eu

Voor sociale netwerken zullen we Facebook gebruiken en alle partners zullen meewerken aan het voeden van de sociale netwerken, UPATRAS zal deze taak leiden. Alle partners moeten op hun eigen website een ruimte creëren waarin het project wordt uitgelegd en een link wordt opgenomen naar de projectwebsite.

Alle documentatie wordt opgenomen in een partnermap in google-drive. Dit omvat urenstaten, contracten, alle reisdocumenten (instapkaarten, hotelfacturen, certificaten, reisverzekeringen....)

Julio Ruiz legt uit dat hij de partnerschapsovereenkomst zal opsturen om te ondertekenen voor elk van de partners zodra de overeenkomst met het Nationaal Agentschap is ondertekend. 

Voor de projecttools gebruiken we Google drive. Alles wat werkt, blijft daar. We zullen ook de Genially tool gebruiken voor de 4 nieuwsbrieven.

Tot slot zal Pro-work de vragenlijsten en het rapport maken om het project te evalueren, inclusief elke bijeenkomst. Dit wordt uitgelegd in het hierboven genoemde evaluatieplan.

We kunnen nu allemaal de management- en implementatierapporten voorbereiden.

• Het exploitatieplan (ULATVIA) -preliminair, volledig in maand 14-.
• het technologisch plan (JAITEK),
• de sociale media (UPATRAS),
• het communicatie- en verspreidingsplan (MRK),
• het projectimpact- en evaluatieplan (PROWERK),
• het kader voor risicoanalyse en kwaliteitsborging (CARDET).